Serupa dengan yang telah kita ulas pada artikel sebelumya, bahwa perusahaan tidak selalu mempergunakan kas untuk alat pembayaran.
Perusahaan terkadang menggunakan cek untuk transaksi keuangan yang memiliki nilai besar, juga menggunakan dana kas kecil yang digunakan untuk transaksi dengan nilai yang relatif kecil.
Perusahaan yang seperti ini kebanyakan merupakan perusahaan yang memiliki skala besar dengan transaksi-transaksi nya yang besar pula.
Dikarenakan perusahaan tersebut memang dengan sengaja menyiapkan dana kas kecil guna transaksi keuangan yang bernilai kecil.
Transaksi yang semacam ini sudah pasti ada meskipun perusahaan tersebut adalah perusahaan yang besar.
Mengapa demikian? karena tanpa adanya transaksi yang semacam itu, maka operasional perusahaan tidak dapat berjalan lancar. Sedangkan transaksi yang tidak praktis apabila dibayarkan menggunakan cek ini adalah sebagai berikut:
- Pembelanjaan perlengkapan
- Pembelanjaan alat tulis kantor
- Pembayaran taksi untuk para eksekutif
- Dan lain lain
Didalam setiap pengelolaan tentu saja terdapat sistem. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pekerjaan manusianya serta pengaturan/pengelolaannya.
Dalam hal ini termasuk pula dalam mengelola dana kas kecil, juga terdapat sistem umum yang diterapkan.
Apakah sajakah sistem tersebut? sistem tersebut adalah sistem dana tetap dan juga sistem fluktuasi. Dua sistem ini memiliki cara kerja yang berbeda dan tentunya memiliki kelebihan yang berbeda pula.
Pada akhirnya perusahaan akan menentukan antara salah satu sistem tersebut yang disesuaikan dengan kebutuhannya. Berikut ini merupakan keterangan terkait dua sistem tersebut serta perbedaan diantara keduanya.
Sistem Pencatatan Kas Kecil
Ada dua sistem pencatatan kas kecil yang umumnya digunakan oleh perusahaan, yakni sistem dana tetap dan juga sistem fluktuasi.
#1 Sistem Dana Tetap/Imprest Fund System
Sistem dana tetap merupakan sistem yang menetapkan serta menyisihkan dana kas kecil dengan nilai yang cenderung sama atau tidak berubah pada setiap periode pengisiannya.
Hal tersebut kecuali apabila perusahaan menghendaki adanya perubahan nominal dana kas kecil itu. Kondisi yang semacam itu dapat terjadi apabila perusahaan merasa bahwa kas kecil yang telah disisihkan ternyata tidak bisa memenuhi semua biaya operasional kecil, maka dari itu harus ditambahkan lagi nilainya.
Atau dapat juga perusahaan merasa dana kas kecil nominalnya terlalu besar untuk biaya operasional kecil perusahaan, sehingga perlu dilakukan pengurangan.
Dengan terdapatnya perubahan kebijakan tentang nilai dana kas kecil itu, maka akuntan harus segera melakukan catatan penyesuaian sebagai akibat pengurangan atau penambahan nilai tadi.
Satu hal yang harus diperhatikan adalah bahwa sistem dana tetap ialah pencatatan pengeluaran kas kecil tidak dicatat langsung ketika ada pengeluaran, tetapi dicatat apabila ada pengisian ulang kas kecil.
Sebagai contoh, pemimpin perusahaan centrausaha menetapkan sebuah kebijakan untuk membentuk dana kas kecil guna pengeluaran rutin sebesar satu juta rupiah.
Pada akhir bulan, dana yang telah dipakai adalah sebesar 750 ribu, maka saldo akhir adalah 250 ribu. Diawal bulan berikutnya maka dana yang diterima adalah 750 ribu, dan dana awal bulan kas kecil menjadi tetap sebesar 1 juta.
Prosedur didalam sistem dana tetap adalah:
- Pemegang kas kecil memegang uang guna menutup pengeluaran selama satu tahun periode (minggu/bulan)
- Di akhir periode, besaran uang kas kecil yang telah dibelanjakan wajib dilakukan pengisian ulang, sehingga jumlah saldo kas kecil tetap sama dengan saldo awal.
- Tidak terdapat penambahan saldo di tengah periode
Kelebihan pada sistem dana tetap:
- Bisa mengetahui jumlah pengeluaran setiap akun atau pos pada setiap periode, sehingga bisa menjadi alat kontrol dalam menggunakan dana
- Pimpinan maupun pengelola kas kecil akan semakin berhati hati didalam penggunaan kas kecil, dikarenakan tidak adanya penambahan dana pada tengah periode
- Memberikan kemudahan untuk bendahara dalam hal penentuan perkiraan jumlah dana setiap unir usaha pada periode tertentu, dikarenakan jumlahnya selalu sama.
Kekurangan pada Sistem Dana Tepat:
- Saldo kas kecil sulit untuk diketahui karena saldo baru dapat diketahui ketika akhir periode saat pengisian ulang
- Apabila terjadi kekurangan dana sebelum berakhirnya periode, maka hal tersebut akan menimbulkan permasalahan, dikarenakan tiada penambahan dana ditengah periode. Maka dari itu pemegang kas haruslah super berhati-hati
Prosedur kas kecil pada sistem dana tetap
Pembentukan kas kecil, langkah langkahnya adalah sebagai berikut:
- Menunjuk karyawan sebagai pemegang kas kecil
- Kemudian perusahaan menetapkan nominal dana kas kecil
- Jumlah dana ditaksir dengan perhitungan kebutuhan pada satu periode (perminggu/perbulan)
- Apabila jumlah dana sudah ditetapkan, kemudian kasir perusahaan akan menarik uang tunai melalui cek kemudian uang akan diserahkan pada pemegang kas kecil
Pembayaran pada kas kecil antara lain:
- Pemegang kas kecil memiliki kewenangan untuk melakukan pengeluaran denngan memanfaatkan keuangan yang ada dalam kas kecil, selama pengeluaran tersebut tidaklah bersebrangan dengan kebijakan manajemen
- Umumnya manajemen membuat kebijakan terkait izin serta larangan batas maksimal pengeluaran untuk setiap terjadinya transaksi keuangan
- Pada setiap pengeluaran pada kas kecil diwajibkan terdapat dokumentasi yang dapat dipergunakan sebagai bukti sah pengeluaran kas kecil yang mana disebut petty cash voucher beserta dengan nomor dan juga tanggal bukti pengeluaran.
- Bukti petty cash voucher wajib ditandatangani oleh pemegang kas kecil dan juga penerima uang kas kecil tersebut
- Apabila terdapat bukti pendukung lainnya, seperti kwitansi penerimaan maupun pembayaran, faktur, dan lainlain, maka bukti pendukung itu haruslah terlampir pada bukti pengeluaran kas kecil
- Besaran rupiah yang tercantum dari semua bukti pengeluaran ditambahkan jumlah saldo uang kas kecil haruslah selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah sesuai dengan kebijakan perusahaan
Pengisian kembali kas kecil apabila dana semakin habis termasuk dalam hal ini yaitu:
- Pemegang kas kecil melakukan pengajuan permintaan serta mempersiapkan daftar permintaan serta mempersiapkan daftar pengeluaran yang dilampirkan pula bukti pengeluaran kas kecil
- Permintaan tersebut dapat dilakukan pada bendahara maupun kasir perusahaan yang kemudian akan memeriksa validitas kas kecil yang telah berjalan
- Apabila telah sama dengan ketentuan yang berlaku, kemudian bendahara atau kasir perusahaan akan memberikan persetujan terhadap formulir permintaan pengisian kembali serta menarik uang tunai melalui cek sebesar nominal yang telah digunakan pada kas kecil sehingga besaran dana akan kembali seperti saldo awal
#2 Sistem Dana Fluktuasi/Fluctuation Fund System
Apakah sistem dana fluktuasi itu? merupakan sebuah sistem yang menetapkan besaran dana kas kecil sesuai jumlahnya dengan kebutuhan operasional.
Apa artinya? saldo kas akun kecil ini tidaklah tetap atau dengan kata lain berfluktuasi tergantung dengan jumlah transaksi yang ada pada kas kecil. Jadi, tentu saja nominalnya bisa berubah berubah sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
Sebagai contoh, saat menetapkan kebijakan kas kecil pada awal, perusahaan memberikan dana sebesar 1.000.000 kemudian kas tersebut dipergunakan untuk pengeluaran perusahaan hingga pada akhir periode.
Saat awal periode selanjutnya, kas kecil kemudian diisi lagi dengan jumlah yang tetap atau berbeda dengan jumlah pertama kali.
Berbeda disini artinya dapat menjadi kurang dari sebelumnya ataupun lebih dari saldo yang telah ditetapkan diawal.
Besarnya kas kecil disesuaikan dengan keadaan perusahaan apakah perusahaan tersebut membutuhkan tambahan dana kas kecil ataukah pengurangan ataukah tidak diperlukan perubahan apapun.
Didalam sistem ini, tiap terjadi perubahan jumlah uang kas kecil haruslah segera dibukukan, baik itu merupakan sebuah penambahan ataupun pengurangan.
Maka, buku pengeluaran kas kecil ini mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan juga menjadi sebuah dasar guna proses pemostingan ke buku besar.
Kelebihan yang dimiliki sistem dana fluktuasi:
- Pengeluaran yang ada pada kas kecil yang terjadi akan langsung dibukukan oleh pemegang kas kecil, sehingga saldo kas kecil dapat diketahui kapanpun
- Apabila ada kekurangan dana pada pertengahan, maka dapat dilakukan penambahan besaran dana pada kas kecil tersebut
- Bisa meringankan beban yang dirasakan oleh seorang akuntan dikarenakan penjumlahan langsung dilakukan oleh kasir kas kecil saat terjadinya transaksi tersebut
Sedangkan kekurangan pada sistem dana fluktuasi adalah:
- Pengelolaan dana yang ada kurang efisien atau terdapat pemborosan dikarenakan kurangnya sikap berhati-hati oleh kasir kas kecil didalam pengelolaan saldo
Simak juga ulasan menarik lainnya tentang pentingnya membuat pembukuan sederhana bagi usaha kecil serta artikel terkait mengenai macam jenis rasio profitabilitas dan rumus perhitungannya.
Perbedaan sistem dana tetap & sistem dana fluktuasi
Setelah terdapat penjelasan terkait kedua sistem diatas, maka dapat diketahui perbedaan-perbedaan yang ada pada kedua sistem tersebut.
Perbedaannya terletak pada:
#1 Penentuan saldo awal periode
Disistem dana tetap, kebijakan penentuan saldo awal kas kecil selalu tetap untuk setiap periode yang ada, berbeda dengan sistem fluktuasi, penentuan jumlah saldo awal tentu akan berbeda atau mungkin juga tetap sama tergantung dengan banyaknya kebutuhan operasional perusahaan tersebut.
#2 Pembelanjaan kas kecil
Pada saat terjadi transaksi pengeluaran kas kecil, sistem dana tetap tidak akan melakukan pencatatan pada jurnal.
Yang dibutuhkan adalah membuat bukti transaksi untuk bukti pengeluaran pada kas kecil. Sedangkan pada sistem fluktuasi setiap terjadi transaksi selalu dilakukan pembukuan dengan ayat jurnal seperti:
Biaya                                    Rp. xxx
Kas Kecil                              Rp. xxx
#3 Pengisian kembali
Di sistem dana tetap pengisian ulang dana kas kecil haruslah sama dengan kebijakan awal yang sudah ditetapkan perusahaan. Berbeda dengan sistem dana fluktasi, banyaknya disesuaikan dengan kebutuhan.
Saat melakukan pengisian kembali tersebut sistem dana tetap kemudian akan membukuan setiap pengeluaran yang telah dilakukan dengan ayat jurnal sebagai berikut:
Biaya-biaya                        Rp. yyy
Kas                                        Rp. yyy
Dan sedangkan pada sistem fluktuasi akan dituliskan pada jurnal sebagai berikut:
Kas kecil                              Rp. zzz
Kas                                        Rp. zzz
Pada dua sistem pencatatan kas kecil yang telah dituliskan diatas dapat ditentukan oleh perusasahaan sesuai dengan kebutuhan serta kebijakan yang terkait.
