Untuk mereka yang berada pada top level manajemen sebuah perusahaan, baik pengusaha, eksekutif, maupun para manajemen, waktu adalah segalanya. Tipe untuk orang yang amat sibuk ini akan menganggap bahwa waktu merupakan uang.
Menghemat waktu artinya adalah menghemat biaya. Hal ini dapat dimaklumi, karena sebagai orang yang penting pada perusahaan, banyak pekerjaan yang lebih diperhatikan atau diurusi. Maka dari itu, manajemen waktu amatlah penting demi kelancaran sebuah bisnis.
Cara untuk menghemat waktu, mengatur jadwal serta memanfaatkan waktu secara efektif dan juga efisien untuk pebisnis yang besar tidaklah susah. Dia cukup mengangkat seorang sekertaris ataupun staff khusus, guna mengatur semua yang dibutuhkannya dan kemudian beres!
Lalu bagaimana apabila hal ini pada pengusaha kecil, pengusaha muda, pengusaha pemula yang belum memiliki kestabilan finansial untuk membayar seorang asisten pribadi? Tentu saja jawabnnya adalah pandai-pandai dalam mengelola manajemen waktu mereka sendiri. Pandai dalam menerapkan pembagian waktu untuk diri sendiri atau self time study
Walaupun akhir-akhir ini terdapat banyak software untuk mempermudah kelancaran sebuah usaha, tetapi tetap saja dibutuhkan sebuah kemampuan dalam berfikir guna menemukan sebuah metode yang paling pas untuk mengelola dan mengoptimalkan waktu yang dimiliki.
Dikarenakan pengusaha sukses itu adalah orang yang menghargai setiap detik waktu. Dengan pengaplikasian manajemen waktu yang pas, maka tidak terdapat alasan untuk menlak pesanan dengan alasan, “maaf kami tidak punya banyak waktu”
5 Hal penting dalam melakukan manajemen waktu untuk pengusaha dan pebisnis
Inilah beberapa tips untuk menghemat waktu bagi pengusaha. Tips ini dikutip dari buku teori pedoman eksekutif karangan Auren Uris. Anda dapat mempraktekkanya dalam bisnis yang sedang atau akan anda jalani.
#1 Membuat tinjauan yang menyeluruh mengenai tanggung jawab yang anda emban
Posisi anda sebagai pimpinan perusahaan mewajibkan anda untuk melakukan serangkaian kegiatan tertentu pada kantor.
Anda memiliki tanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh divisi yang ada diperusahaan secara baik. Dengan demikian artinya waktu rutin yang harus didahulukan ialah untuk memastikan koordinasi antar departermen HRD, divisi keuangan, pemasaran, produksi dan semua lini dapat berjalan dengan lancar dan optimal.
#2 Menentukan skala prioritas
Anda perlu menyesuaikan pola jadwal kerja anda dengan kebutuhan yang ada pada organisasi perusahaan secara menyeluruh.
Sudah pasti bahwa seluruh unsur yang terdapat pada pekerjaan anda adalah penting artinya Tetapi kemampuan kita dalam hal fisik adalah terbatas krena kita hanya memiliki sepasang kaki dan sepasang tangan yang tidak dapat mengerjakan seluruh pekerjaan pada satu waktu, kan?
Maka dari itu perlunya dibuat sebuah skala prioritas. Anda harus menentukan yang mana yang perlu anda kerjakan terlebih dahulu dan mana yang dapat anda kerjakan belakangan. Anda perlu membuat susunan secara hirarki guna mengetahui tingkat kepentingan setiap tugas anda.
Rumusan tersebut dapat anda tulis dimana saja baik pada kertas, note di hp, atau mungkin cukup anda bayangkan saja. Dengan menentukan skala prioritas maka anda antaralain seperti:
- Anda harus mengetahui seberapa banyak waktu relatif yang bisa anda berikan untuk suatu kegiatan
- Anda dapat mengadakan perubahan jadwal kembali. Apabila ada urgensi suatu kegiatan maka anda dapat menjadikannya prioritas utama anda dan mengesampingkan yang lainnya.
#3 Menjadwalkan pekerjaan rutin sehari-hari yang ada ditempat kerja
Rata-rata para eksekutif mengikuti sebuah jadwal harian serta mingguan, Umumnya mereja masuk dari pagi dikantornya adalah sebagai berikut:
- Melakukan pengecekan email, memeriksa terkait surat menyurat
- Memeriksa tugas tugas yang akan dilimpahkan kepada bawahannya
- Membaca laporan tentang kemajuan
- Mengadakan komunikasi dengan manajer, kepala divisi, serta karyawan berdasarka berbagai macam alasan operatif
- Melakukan penerimaan tamu, mengadakan sebuah rapat atau pembicaraan bisnis dengan relasi dan lain-lain.
Membuat jadwal aktifitas yang dilakukan secara harian, mingguan itu disesuaikan dengan kebutuhan kita yang mana amat membantu anda dalam menyelesaikan tugas anda sebagai pemimpin lebih cepat. Apabila dilihat dari sudut pandang psikologis, kegiatan yang teratur akan direkam sebagai semacam “cache” yang menyebabkan “loading” otak akan semakin cepat.
Simak juga ulasan terkait mengenai 5 keahlian penting agar menjadi pengusaha handal dan sukses serta info menarik lainnya tentang motivasi sukses untuk wirausaha pemula.
Didalam menentukan jadwal harian anda, ada beberapa hal yang sebaiknya anda perhatikan antara lain:
- Mengkonsolidasikan seluruh tugas secara bersamaan. Sebagai contoh, seluruh surat menyurat harus dibuat dalam sekali waktu. Seluruh acara telepon menelpon juga dilaksanakan secara berurutan pada satu waktu apabila dimungkinkan.
- Memperhitungkan waktu luang untuk setiap kejadian yang tidak terduga. Telah menjadi hal umum bahwa pengusaha yang telah memiliki asam garam dalam dunia bisnis bahwa kegiatan mereka sering terganggu dengan keadaan darurat, interupsi, dan perubahan arah yang secara tiba-tiba. Anda harus sigap untuk menyulap hal tersebut didalam jadwal anda yang disesuaikan dengan kebutuhan anda. Artinya adalah, poin kedua yang terdapat pada skala prioritas memegang peran penting pada hal ini.
#4 Pendelegasian tugas kepada bawahan anda
Dikarenakan alasan terbatasnya waktu yang anda miliki, maka tidak mungkin untuk anda mengatasi seluruh pekerjaan anda sendirian. Mendelegasikan tugas khusus dimana anda memiliki tanggung jawab secara langsung terhadap tugas tersebut adalah sebuah faktor yang penting apabila anda ingin menghemat waktu anda.
Tetapi yang perlu anda ingat adalah tidak semua pekerjaan dapat anda serahkan begitu saja pada bawahan anda, Maka sebelum anda akhirnya mendelegasikan tugas anda sebaiknya memperhatikan hal-hal dibawah ini antara lain adalah sebagai berikut:
- Memilih karyawan yang memiliki kompetensi, memiliki kemampuan untuk menyelesaikan tugas yang anda limpahkan
- Menjelaskan tugas yang harus dilakukan oleh bawahan anda secara rinci dan mendetail. Miskomunikasi atau kesalahpahaman dapat mengakibatkan kefatalan.
- Jangan memberi kewenangan tidak terbatas kepada bawahan anda, meskipun anda amat mempercayainya. Ini guna menghindarkan anda dari hal yang tidak anda inginkan. Terdapat banyak sekali kasus hukum yang menyebabkan terseretnya atasan dikarenakan penyalahgunaan wewenang. Misalnya, kasus penjualan aset negara yang menyebabkan Dahlan Iskan terseret.
- Sebaiknya tidak mendelegasikan pekerjaan yang sifatnya rahasia yang mana tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali diri anda.
#5 Mengadakan peninjauan secara periodik
Hanya terdapat sedikit pekerjaan pebisnis yang mana pekerjaannya tetap sama dari tahun ketahun. Itulah alasan perlu dilakukannya penilaian terhadap pekerjaan anda.
Hal ini berguna untuk melihat kemungkinan adanya perubahan pada tanggung jawab anda dan juga kegiatan yang harus anda lakukan. Apabila ditemukan kemungkinan perubahan dalam jangka panjang maka anda dapat melakukan penyesuaian yang diperlukan didalam jadwal rutin anda.
Langkah-langkah guna menghemat waktu yang telah dijabarkan diatas sifatnya adalah umum. Artinya tips ini dapat diterapkan oleh pengusaha pada sektor manapun. Untuk jenis bisnis tertentu, tentunya terdapat tips pengelolaan manajemen waktu tambahan berdasarkan spesifikasi dan keunikan pada masing-masing bidang.
Serta pada era yang semakin modern ini, anda juga dapat memanfaatkan kecanggihan IT untuk mengefisienkan waktu kerja anda.
Terdapat banyak multimedia, software dan lainnya yang dapat anda unduk dan isntal pada gawai serta laptop anda. Dengan bantuan aplikasi diharapkan pekerjaan anda dapat diselesaikan dengan mudah dan cepat serta lebih hemat dalam segi biaya dan waktu.
Sekian artikel tentang cara memanajemen waktu bagi anda pebinsis semoga artikel ini bermanfaat!
