Sebelum mengulas lebih jauh tentang Jenis jenis sekretaris berdasarkan ruang lingkup dan spesialisasi nya, kita tentunya telah mengetahui bahwa sekretaris penting peranannya dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Sekretaris pada dasarnya memiliki tugas utama dalam hal surat menyurat dan tulis menulis pada perusahaan. Sekretaris juga dapat disebut juga sebagai kaki tangan pimpinan utama untuk memenuhi kebutuhannya serta menjadi orang pertama yang diterima oleh tamu sebelum akhirnya menemui pimpinan utama.
Sebenarnya, sekretaris sendiri dapat diklasifikasikan kembali menjadi beberapa kategori.
Berikut ini adalah jenis-jenis sekretaris beserta penjelasan-penjelasannya!
Apabila dilihat dari jenis kedudukan, kewenangan, serta tanggung jawab yang diembannya, sekretaris dibedakan menjadi dua jenis yakni:
#1 Sekretaris organisasi/instasi
Yakni sekretaris yang memiliki fungsi sebagai office manager karena dalam hal ini sekretaris organisasi secara formal akan melakukan fungsi manajer yang mana lingkupnya adalah seluruh aspek pada kantor.
Biasanya, sekretaris organisasi disebut juga sebagai Exeutive Secretary dan dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh pegawai atau karyawan.
Sebagai permisalan yakni Sekjen/ Sekretaris Jendral, Sekretariat Inspektorat Jendral, Sekretaris wilayah serta sekretaris dalam sebuah perusahaan. Sebagai seorang sekretaris organisasi, ia harus memahami benar akan tujuan, prinsip, serta asaz yang dianut organisasinya dengan baik.
Perlu memahami mengenai sifat urusannya sehingga mampu melakukan perencanaan, menyusun struktur dan juga tata pada sebuah organisasi ataupun perusahaan.
#2 Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi ialah sekretaris yang mana ia hanya melakukan pekerjaan sebagai pembantu pimpinan. Berbeda dengan sekretaris organisasi, ia bukanlah manajer serta tidak memiliki pegawai atau anak buah.
Contoh dari sekretaris pribadi adalah sekretaris direktur,sekretaris manajer, sekretaris rektor dn lain sebagainya. Sekretaris pribadi dengan kata lain adalah tangan kanan seorang pimpinan pada organisasi atau perusahaan tersebut.
Seorang sekretaris pribadi haruslah memastikan bahwa atasan atau pimpinannya tidak kelebihan beban atau terganggu atas suatu permasalahan sepele yang akhirnya akan membuat konsentrasi atasan atau pimpinan itu kurang terfokus.
Maka dari itu, wajib bagi seorang sekretaris pribadi memahami benar tentang karakter, sifat, kesukaan atau hobi, kelemahan dan kelebihan serta melakukan perlindungan terhadap atasannya agar tidak sampai salah jalan/terjerumus, cara serta kemampuannya dalam kerjasama, keperluan dalam melakukan tugasnya sehingga pekerjaan yang dilakukan atasannya tersebut memiliki kualitas yang lebih baik lagi.
Apabila dilihat dari kemampuan yang dimiliki sekretaris, beserta pengalaman kerjanya, sekretaris tersebut dapat dibedakan menjadi:
- Sekretaris Junior. Yakni sekretaris yang baru saja mulai meniti karirnya sebagai seorang sekretaris. Ia ditandai dengan baru keluar dari pendidikan seorang sekretaris sehingga belum memiliki pengalaman kerja langsung sebagai sekretaris. Seorang sekretaris junior membutuhkan banyak bimbingan serta belajar pengalaman dari sekretaris yang lebih senior.
- Sekretaris Senior. Yaitu sekretaris yang telah mempunyai profesionalisme yang baik serta dapat mengatasi segala permasalahan dan tantangan yang ada didunia persekretariatan dengan sendirinya serta dengan baik.
Itulah beberapa jenis sekretaris. Sekretaris secara umum juga memiliki tanggung jawab-tanggung jawab, terlepas dari jenis yang dimilikinya.
Simak juga ulasan terkait mengenai tugas tugas pokok sekretaris dalam organisasi serta info menarik lainnya tentang lowongan kerja menjanjikan bagi lulusan akuntansi.
Tanggung jawab seorang sekretaris antara lain sebagai berikut:
#1 Tanggung jawab individu
Tanggung jawab individu disini artinya adalah sekretaris tersebut memiliki tanggung jawab terhadap kualitas serta performa yang dimilikinya, Dengan melakukan “pengelolaan” terhadap dirinya sendiri maka ia dapat menampilkan performansi prima dalam melaksanakan tugas pokok rutin seperti:
- Memudahkan serta memlancarkan kerja atasan lewat pengaturan jadwal serta distribusi informasi yang efektif dan efisien
- Melakukan pendistribusian informasi dari kantor pimpinan dengan jelas dan juga terpercaya keakuratannya
- Mendukung kelancara alur kerja dalam hal ini adalah antaranya atasan kepada bagian lain dan sebagainya.
#2 Tanggung jawab internal
Dalam hal ini sekretaris memiliki tanggung jawab pada upaya pencapaian superioritas kinerja kantor serta pengaruhnya pada perusahaan atau organisasi. Bentuk tanggung jawab tersebut dapat dilakukan melalui:
- Mengelola sumber daya yang dimiliki kantor berikut keuangannya
- Menciptakan suatu lingkungan kerja atau suasananya, baik secara fisik maupun mental yang mana mendukung kelancaran kerja
- Membuat dukungan penciptaan budaya kerja yang sifatnya positif dan lain sebagainya.
#3 Tanggung jawab cabang perusahaan
Ini maksutnya sekretaris memiliki tanggungjawab untuk meluaskan wawasan serta jaringan perusahaan yang mana tujuan dari hal tersebut adalah untuk meningkatkan daya saing yang ada. Wujudnya dapat dilihat dari:
- Melakukan pengaturan serta mengawasi jalannya acara formal dan informal yang diselenggarakan kantor
- Turut berpartisipasi dalam melakukan pengembangan citra sebuah perusahaan.
- Memiliki tanggung jawab akan keberhasilan perusahaan tempat sekretaris itu bekerja.
#4 Tanggung jawab hukum sekretaris
Untuk itu, seharusnya sekretaris berhati-hati dalam hal dibawah ini:
- Sekretaris dilarang melakukan jual beli dengan perusahaan yang mana menguntungkan pribadi, dengan catatan pengkecualian apabila perusahaan menghendakinya atau memberi izin
- Sekretaris dilarang membocorkan rahasia usaha pemimpin baik pada masa kerjanya atau bila masa kerjanya telah usai
- Sekretaris tidak dapat ikut dalam suatu usaha saingan dengan pengecualian apabila diizinkan oleh pimpinan tersebut dan lain sebagainya.
Itulah jenis-jenis sekretaris berserta penjelasannya dan juga tanggung jawab yang meliputinya. Semoga dengan adanya artikel ini memberi anda wawasan serta dapat bermanfaat. Salam sukses!
