Definisi Beserta Tugas Tugas Pokok Seorang Skretaris Dalam Organisasi

Tugas pokok seorang skretaris sekolah, osis, karang taruna, dan organisasi

Apa definisi dan tugas pokok Sekretaris?. Tentu anda tidak asing dengan nama tersebut. Hampir pada semua organisasi memiliki seorang sekretaris untuk keperluan organisasi. Peranan sekretaris juga tergolong penting pada sebuah organisasi.  Sebenarnya, apa dan siapakah sekretaris itu? Apa tugasnya?

Definisi Sekretaris:

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, Sekretaris /sek-re-ta-ris/ adalah orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis menulis, atau surat menyurat, dan sebagainya; penulis; panitera.

Sedangkan menurut bahasa latin sendiri berasal dari kata “secretum” yang mana apabila diterjemahkan pada bahasa Indonesia artinya adalah rahasia.

Beberapa pengertian yang disampaikan oleh para ahli, yakni C. L Barnhart sekretaris merupakan orang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat dan lain sebagainya untuk organisasi ataupun perorangan; seorang kepala pejabat pemerintahan yang mengawasi serta memimpin sebuah depratermen pemerintahan tertentu; sebuah perabotan untuk meja tulis, sebuah meja dan rak buku diatasnya.

Maka dari beberapa definisi sekretaris diatas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang yang berada pada organisasi, sifatnya adalah menyimpan rahasia perusahaan, dan pekerjaannya kurang lebih adalah berkaitan dengan administratif surat menyurat dan tulis menulis sebuah organisasi atau perusahaan.

Posisi Sekretaris:

Posisi sekretaris dalam organisasi amatlah penting. Pada sebuah organisasi, sekretaris biasanya terletak hampir disamping pemimpin atau dibawah pemimpin utama.

Tugas-Tugas Pokok Seorang Sekretaris:

#1 Tugas Rutin

Tugas rutin merupakan tugas umum yang mana menjadi pekerjaan rutin untuk seorang yang mengemban tugas sebagai sekretaris, yang mana dalam menjalankan tugas rutin ini tidak perlu menunggu instruksi dari pimpinan. Hal ini meliputi:

  • Membukakan surat yang masuk untuk pemimpin/pimpinan
  • Menerima dikte
  • Menerima serta melayani tamu serta melakukan pertamuan/ bertamu dalam rangka mewakili pimpinan
  • Menerima serta melayani telepon dan juga melakukan telepon
  • Menata arsip ataupun surat menyurat

#2 Tugas Khusus

Tugas khusus disini artinya adalah tugas yang mana tidak dilakukan setiap hari. Tugas tersebut adalah tugas yang akan dilakukan apabila mendapat instruksi khusus dari pimpinan kepada sekretaris, yang mana umumnya cara penyelesaiannya pun tergolong khusus.

Secara sederhana, tugas khusus ini jarang dilakukan dan apabila diberikan harus dikerjakan dengan hati-hati dan sebaik-baiknya karena sebenarnya pekerjaan ini terdapat unsur kepercayaan. Anda sebagai seorang sekretaris adalah menyimpan rahasia perusahaan atau organisasi tersebut.

#3 Tugas Istimewa

Selanjutnya adalah tugas istimewa, Tugas itsimewa berbeda dengan tugas khusus. Tugas istimewa hubungannya adalah tentang keperluan pemimpin. Contoh dari tugas ini misalnya adalah menyiapkan peralatan kantor yang dibutuhkan oleh pemimpin. Selain itu, tugas ini juga dapat hadir dalam bentuk menjadi penghubung antara ketua dengan clien/relasi.

Simak juga ulasan terkait mengenai tips memilih tempat magang yang di gaji serta info menarik lainnya tentang cara belajar berpikir positif untuk mencapai karir sukses.

#4 Tugas keuangan

Apakah sekretaris juga menangani keuangan? bukankah itu merupakan tugas dari seorang bendahara? Jawabannya adalah, ya. Untuk sebagian hal, tugas keuangan juga diemban oleh sekretaris. Tugas keuangan yang biasanya diemban untuk sekretaris adalah petty cash atau uang cadangan atau kas kecil. Tugas keuangan tersebut antara lain:

  • Menangani masalah seperti penarikan cek, penyimpanan uang pada lembaga keuangan bank, serta mengambil uang dari bank.
  • Membayarkan sejumlah tagihan rekening, sumbangan dana yang mana mengatas namakan ketua organisasi atau pemimpin serta pajaknya.
  • Melakukan persiapan catatan keuangan dalam sehari-hari, baik guna kepemimpinan serta penyediaan dana untuk keperluan dalam sehari-hari.

#5 Tugas Resepsionis

Selanjutnya, sekretaris juga bertugas sebagai resepsionis. Tugas-tugasnya antara lain:

  • Menerima telepon berikut menjawab panggilan telepon dan juga mencatat pesan
  • Mencatat janji untuk ketua
  • Melakukan penyusunan acara kerja sehari-hari ketua
  • Menjadi penerima tamu yang akan bertemu dengan pemimpin

#6 Tugas dalam pertemuan bisnis

Apabila terdapat pertemuan bisnis, segala sesuatu tentang berjalannya pertemuan tersebut adalah tugas dari sekretaris tadi.

#7 Tugas Kreatif

Tugas kreatif merupakan tugas yang mana hasil kreatif atau keinginan sendiri, dengan singkatnya adalah keinginannya sendiri. Tugas ini dilakukan oleh seorang sekretaris berdasarkan inisiatif serta pertimbangan-pertimbangan yang dilakukannya, yang fungsinya tentu untuk meringankan beban pimpinannya. Contohnya seperti:

  • Menyusun perencanaan kerja
  • Mempelajari tentang kas kecil
  • Melakukan pemantapan terakit kepribadiannya sebagai seorang sekretaris
  • Melakukan efisiensi kerja
  • Dan lain sebagainya

Itulah beberapa definisi terkait sekretaris untuk sebuah organisasi serta tugas-tugasnya. Semoga artikel ini dapat memberikan wawasan anda terkait penjelasan apakah itu sekretaris dan bagaimana tugasnya dalam sebuah organisasi. Semoga artikel ini bermanfaat.

Loading...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!